Neste episódio do Capscast, os participantes são o host Vinicius Guzzo, o co-host Julio e, o convidado, nada menos que o nosso querido Estevão para falar de produtividade.

Neste episódio, o Capscast aborda a produtividade, como ser um profissional produtivo, um profissional de alta performance.

Ao término de sua leitura, você conseguirá ser uma pessoa muito mais produtiva aplicando o que vai aprender.

O começo

Estevão começa o episódio fazendo um destaque para os últimos tempos, em que o número de pessoas com hiperatividade, TDAH, déficit de atenção e dificuldade de se concentrarem no trabalho, cresceram.

Muitas pessoas pegam várias coisas para fazer e não terminam. 

Abordar este tema é muito importante para todos que não conseguem ser produtivos, pois a produtividade é um fator determinante no sucesso do profissional.

Atualmente, o nosso meio urbano, o trabalho e a vida no geral, fazem de nós pessoas dinâmicas, e isso prejudica a produtividade no geral.

Produtividade é fazer uma coisa de cada vez, afinal, como me organizar para fazer tudo?

Hoje em dia, a dor da improdutividade é muito grande, pois nos colocamos em um meio improdutivo.

O ser humano foi feito para esperar porque tudo tem um tempo.

Nós, seres humanos, fomos feitos para esperar, porém, com o o nosso dia a dia, com as coisas a se fazer para ontem, acabamos nos tornando atarefados e improdutivos.

Um exemplo são os pais do host Vinicius Guzzo. 

Vinicius destaca que seus pais vieram do campo e, no campo, as coisas são bem diferentes.

No campo, o plantio tem uma espera e a colheita também.

Anotações para a organização

Vinicius pergunta ao co-host Julio como ele faz para se organizar com anotações.

Julio utiliza o Google Agenda para realizar anotações de tarefas a fazer, além disso, Julio possui um grupo no WhatsApp com apenas ele para anotar tarefas imediatistas e, conforme vai realizando as tarefas, vai excluindo as mensagens que contém o que precisa fazer.

Julio também utiliza o Trello, um quadro de organização mais intuitivo para anotar as datas de entrega das tarefas associadas ao Google Agenda.

Outra coisa interessante que Julio faz é, quando está ocupado, como na academia, por exemplo, ele grava um áudio para não perder a ideia que vem em mente.

O host Vinicius é mais “da antiga”, por assim dizer, ele utiliza um caderno no qual anota o dia e as tarefas, quando termina determinada tarefa, marca com um “ok” ou a risca no caderno.

Para Vinicius, utilizar um caderno é mais prático, pois utilizar o celular para anotar as tarefas acaba se tornando uma distração, porque chegam mensagens, notificações de redes sociais e, por fim, um bom tempo nisso é perdido.

Começando a falar sobre produtividade…

Estevão pode falar com respaldo sobre produtividade.

Estevão possui dois bacharelados, um em administração e outro em ciências contábeis, mais uma pós-graduação em economia, e tudo isso ele fez com uma criança recém-nascida em casa e trabalhando.

Antes de arrumar tempo para as coisas, é preciso organizar as tarefas, e a lista de tarefas é muito importante e não pode ser deixada de lado.

As anotações, ao contrário do que muitos pensam, não servem apenas para criar lista de tarefas, serve para quem estuda, para quem deseja fazer um projeto que necessita de um nível de memória e armazenamento de informação mais profunda, vai precisar de uma aplicação que armazena e organiza de forma mais detalhada.

Uma opção muito útil para Estevão é o Evernote, um software para a organização das informações em divisões de cadernos, como:

• Trabalho;
• Igreja;
• Academia;
• Administração;
• Consultoria.

Dentro dos cadernos é possível colocar hashtags para separar por assuntos, como #reuniões.

Dentro do Evernote também é possível gravar áudios, até áudios compridos se precisar, e o áudio fica salvo dentro do Evernote, não na memória do seu celular.

Estevão destaca que para cada pessoa serve uma coisa diferente, enquanto para umas apenas uma anotação simples basta, para outras é preciso algo mais avançado, como o Evernote.

Estevão pergunta aos hosts como funciona a agenda deles.

Vinicius responde que sua agenda é no próprio celular, já Julio, utiliza o Google Agenda.

Estudar também é aprender a ser produtivo

Estevão relembra um filme que assistiu e, no filme, um personagem diz para o outro em semelhantes palavras a estas: “Você sabe por que as pessoas contratam quem vai para a faculdade? Porque a pessoa foi para a faculdade, precisou se organizar para ir para a faculdade e cumpriu uma série de requisitos. Se cumpriu para ir para a faculdade, vai cumprir no trabalho.”

Esta é uma questão de metodologia, o estudo não te ajuda simplesmente no assunto que você está estudando, mas também te ensina a organizar sua vida.

Um exemplo é utilizar um notebook e utilizar plataformas para ajudar na organização para não perder prazos de entregas de trabalho, de provas, e, em suma, ajudar na organização pessoal e profissional.

Julio destaca que a rotina de estudo se assemelha à rotina que você vai ter no trabalho, uma rotina de prazos e de entregas.

O conceito da gestão de projetos determina micro passos e micro objetivos para alcançar o objetivo final, sabendo que o micro pode mudar, mas é necessário alcançar o macro objetivo.

A agenda e os prazos são seus amigos, não inimigos.

Estevão ressalta que anotar as coisas que você quer fazer e entregar é tão importante quanto anotar as coisas que você faz.

É preciso mensurar quanto tempo você está gastando para fazer determinada tarefa, e para os prestadores de serviço, isso é muito importante.

Júlio fala que só escreve o que ele sabe que vai conseguir entregar, e colocar uma margem de erro é uma das coisas que faz.

Por exemplo, algo para ser entregue no dia 15, Julio coloca como prazo dia 14 e tenta entregar no dia 13, isso porque imprevistos acontecem e possuir essa margem ajuda bastante.

Um ponto importante que Estevão aborda é que a pessoa que possui a mente organizada não possui a necessidade de organizar outras coisas.

Prazos

Se pegarmos tudo para fazer ao mesmo tempo, nada fica pronto, por isso é importante determinamos prazos, mas é muito importante planejarmos nos prazos em que vamos executar.

Estevão, quando tinha de 18 para 19 anos, participou de alguns projetos musicais e pôde aprender algumas coisas sobre gestão de tempo.

Estevão precisava terminar o projeto da banda que estava gravando, e seu professor determinou o prazo de 6 meses, logo, precisava-se organizar tudo para caber nos 6 meses.

Com isso, foram-se feitas divisões, como exemplos, no primeiro mês a guia da música era gravada, no segundo, o violão, no terceiro, a guitarra e assim até o último mês de gravação onde a última gravação seria realizada.

Com isso, Estevão aprendeu a determinar um prazo razoável para a maior tarefa e dividir as outras tarefas.

Aqui na Capsexpress, Estevão possui projetos que precisam muito dele e é dessa forma que ele divide os prazos das tarefas que precisam ser realizadas.

Etapas

Julio destaca que as etapas são muito importantes. Muitas vezes, a ansiedade de ver o projeto pronto faz com que o indivíduo se atrapalhe todo.

Por exemplo, empreendedores que desejam fabricar encapsulados precisam dividir as tarefas por etapas, como:

• Definir o nicho;
• Definir a fórmula;
• Definir a embalagem;
• Definir o design do site.

Um ótimo exemplo que Julio cita é a dependência do design do site com a embalagem do produto.

Isso porque o design do site é desenhado conforme a embalagem do produto, se a embalagem muda durante a processo, o design do site precisa mudar, o que acaba gerando transtornos e até mesmo atrasos.

Caso contrário, foram feitas duas coisas ao mesmo tempo (definição da embalagem e do site) e nenhuma das duas se encaixou.

É preciso seguir uma ordem por etapas, é preferível demorar um prazo maior para fazer bem feito ao invés de fazer em um prazo menor, ficar mal feito, não sair nada concreto, possuir retrabalho e, dessa forma, demorar mais que o prazo para se fazer bem feito.

Outras ferramentas que Estevão utiliza

Toggle Track

Cronometrar o tempo para saber cobrar (para prestadores de serviços) e até mesmo para saber quanto tempo estamos priorizando para determinada tarefa é essencial, e para isso o Estevão utiliza a ferramenta Toggle Track.

Calendly

Outra ferramenta que o Estevão utiliza é o Calendly, um calendário onde a outra pessoa olha em sua agenda um dia e hora disponível para fazer uma reunião.

Quando a pessoa marca uma reunião no Calendly, o dono do calendário recebe uma notificação com as informações de dia, hora e duração da reunião marcada.

Resumindo, a pessoa marca uma reunião com você baseada em sua disponibilidade.

Project Pro

O Project Pro é uma ferramenta paga da Microsoft que determina em gráfico o começo e o final do projeto, e é possível visualizar a sua tarefa e as tarefas dos integrantes da sua equipe.

Esta ferramenta é ideal para quem possui projetos grandes com vários integrantes, como empreendedores de encapsulados que precisam do designer, web designer, a Capsexpress para fabricar os encapsulados, os vendedores, a logística e outros.

Todos do projeto precisam estar na lista no Project Pro.

Estevão ressalta que é preferível utilizar ferramentas que só você precisa ter, não outras pessoas, porque é possível que aconteça (e muito) de um integrante do projeto não utilizar determinada ferramenta.

Modelo 5W2H

Um modelo de gestão que aumenta a produtividade é o 5W2H, Estevão ressalta que é importante utilizar este modelo.

O modelo 5W2H consiste em:

• What? (O quê?);
• Why? (Por quê?);
• Where? (Onde?);
• When? (Quando?);
• Who? (Quem?);
• How? (Como?);
• How Much? (Quanto?).

Este modelo serve para projetos de médio a grande porte e facilita muito a gestão do projeto.

Nas tarefas do projeto vão surgindo a necessidade de utilizar o 5W2H.

Reduzir as distrações

Vinicius destaca que reduzir as distrações é importante para aumentar a produtividade.

Para não distrair em pausas de tarefas, como realizar atividades na academia, Estevão abre o Evernote e lista os aplicativos que “fazem bem” e “fazem mal”, ou seja, aplicativos que não tiram a produtividade e aplicativos que tiram a produtividade.

Em seguida, Estevão limita por tempo os aplicativos que o distraem, como o Instagram. Caso passe de 30 minutos no dia, o Instagram o notifica.

Estevão ressalta que o celular é a melhor e a pior ferramenta de produtividade, e isso depende do usuário.

A parte ruim é que já é feito para te distrair, já a parte boa é necessário buscá-la, e para isso é necessário usar ferramentas para não se distrair, como aplicativos de limite de tempo para aplicativos que acabam nos distraindo.

Saber dizer “não” é importante para a produtividade

Julio destaca que dizer “não” é importante. Com seu próprio exemplo, Júlio não trabalha após as 19:00 e precisa dizer não para isso, pois há outras coisas importantes como o entretenimento, tempo para a família e outros.

Por outro lado, no momento de trabalho, dizer “não” para o entretenimento é essencial.

Dizer “não” tem tudo a ver com foco.

Outros fatores importantes

Estevão destaca que o bem-estar, como sono e estresse são fatores determinantes para a produtividade.

Caso a pessoa esteja estressada e com sono, nem se organizar ela consegue, acarretando doenças, como a doença de burnout, uma exaustão extrema causada pelo excesso de trabalho.

O ambiente também diz muito sobre a produtividade. Pessoas que trabalham home office com crianças gritando, barulhos externos, e tudo uma bagunça, não conseguem ser produtivas.

É necessário um ambiente adequado para ser produtivo, o ambiente faz muito da pessoa.

Ligar o modo foco do celular também é essencial para não gerar distração.

Conclusão

No episódio 3 da terceira temporada do Capscast você aprendeu a ser mais produtivo e a aplicar ações no dia a dia para aumentar a produtividade.

Vários fatores interferem na produtividade, e precisamos distinguir o que é e o que não é essencial para nos tornarmos produtivos.

A produtividade é essencial para qualquer profissional que deseja alcançar o sucesso, além disso, a produtividade é primordial para realizar tarefas com excelência.